Mit zahlreichen Vorschriften auf nationaler und internationaler Ebene fordern Steuerbehörden, Finanzmärkte, Verbraucherschützer und nicht zuletzt die Konsumenten selbst ein hohes Maß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei der Archivierung elektronischer Daten. Die INFO AG informiert Sie, wie Sie den wachsenden Ansprüchen mit der aktiven Archivierung genügen und dabei gleichzeitig Ihre internen Prozesse beschleunigen und vereinfachen können. Denn die aktive Archivierung ist nicht nur gut fürs Gesetz, sondern auch gut für Ihr Unternehmen: Sie gewinnen schnell den Überblick und verfügen über alle Informationen, die Sie brauchen, um tagtäglich den richtigen Kurs zu bestimmen.

Jeder hat ein Recht auf seine Daten

Immer weiter durchdringt die Digitalisierung die Wirtschaft. In der Folge werden Jahr für Jahr mehr elektronische Daten erzeugt, verarbeitet und archiviert. Nicht zuletzt die Öffnung der Wirtschaft zum Internet bildet eine nie gekannte Herausforderung für den Schutz personenbezogener Daten. Den soll das Bundesdatenschutzgesetz (BDSD) garantieren. Es sieht vor, dass für den Eigentümer der Daten jederzeit das Selbstbestimmungsrecht auf Auskunft, Korrektur, Sperrung und Löschung der gespeicherten Daten gewahrt bleibt.

Volle Verantwortung für Unternehmer

Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) sorgt heute in vielen Unternehmen für die Einhaltung der Richtlinien. Doch unabhängig von der Bestellung eines DSB ist es immer der Unternehmer selbst, der persönlich haftet, sobald Unregelmäßigkeiten auftreten. Dabei ist das Bundesdatenschutzgesetz nur eines von zahlreichen Vorschriften. IT-Compliance – die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen – ist in vielen Märkten Voraussetzung für eine Teilnahme am Marktgeschehen. Finanzmärkte und -behörden erwarten heute von Unternehmen ein hohes Maß an Transparenz.

Elektronische Steuerprüfung

Die deutschen Finanzbehörden berufen sich auf die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen “ (GDPdU), wenn sie bei Betriebsprüfungen auf die Computersysteme von Unternehmen zugreifen. Die GDPdU sieht vor, dass Buchführungsdaten in einem maschinell auslesbaren Format bereitgehalten werden müssen. Die Daten müssen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden. Für Bilanzen gelten sogar 30 Jahre. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Daten nicht verändert und jederzeit wieder aufgerufen werden können.

Amerikanische Gesetze für deutsche Unternehmen

Der Sarbanes Oxley Act (SOX) wurde 2002 erlassen, um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Unternehmensprüfungen durch die US-amerikanische Securities und Exchange Commission (SEC) zu verbessern. Der SOX kommt auch in vielen Tochtergesellschaften amerikanischer Konzerne zur Anwendung; er setzt eine leistungsfähige elektronische Archivierung von Finanzdaten voraus. Aktive Archivierung als Rundum-Versicherung Rund 80 Prozent des Archivierungsproblems sind organisatorisch lösbar. Die INFO AG bietet Ihnen daher eine interdisziplinäre Beratung durch Juristen, IT-Berater und Betriebswirte an, die alle Aspekte ganzheitlich einbezieht. Mit der aktiven Archivierung haben wir ein Konzept entwickelt, das Daten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff und Manipulation schützt. Im Gegensatz zum einfachen Backup oder zum traditionellen Papierarchiv ermöglicht die aktive Archivierung zu jeder Zeit den vollständigen Online-Zugriff auf alle Unternehmensdaten. ERP-Daten sind ebenso zugänglich wie gescannte Papierbelege, Office-Dokumente oder E-Mails. Und leistungsfähige Suchhilfen machen aus dem Archiv eine reiche Quelle wertvollen Wissens. Mit nur einem Tastendruck bedient die aktive Archivierung perfekt und schnell die Informationsbedürfnisse von Vorstand, Controlling und Fachabteilungen. So sind Sie nicht nur gut gewappnet bei Kontrollen, sondern auch bestens informiert und vorbereitet bei unternehmerischen Entscheidungen, um Ihre Ziele noch schneller zu erreichen.

Sichere Bank für Ihre Daten

Auf Wunsch übernimmt die INFO AG die komplette Betriebsverantwortung für Ihr Archiv. Wir warten die Systeme, kümmern uns um Backups und erledigen auch die regelmäßige Umlagerung Ihrer Daten. Denn Datenträger sind verderblich. Ihre Lebensdauer ist ebenso begrenzt wie die von Papier. Zwei namhafte Hamburger Unternehmen vertrauen bereits auf die Archivlösung der INFO AG. Erfahren Sie mehr über diese Projekte und lassen Sie uns in einem unverbindlichen Gespräch gemeinsam überprüfen, welchen Nutzen Ihr Unternehmen aus der aktiven Archivierung ziehen kann.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Archivierung aller eingehenden E-Mails in Echtzeit.
• „IBM geprüfte“ Architektur.
• Die gesamte Software kann in Form eines Service-Pakets mit Nutzungsrecht bereitgestellt werden, das 36 oder 60 Monate zur Verfügung steht und die Wartung der Software sowie sämtliche kleineren und größeren Änderungen der freigegebenen Version umfasst. Das Paket wird übergeben, sobald das Projekt offiziell beginnt.
• Transparenter Zugriff auf jedes definierte Dokument, selbst während des Migrations-Prozesses. Dies bedeutet, dass der Endbenutzer nicht sehen kann, wo sein Dokument physisch gespeichert ist (z.B. auf einem File-Server oder in einem Archivsystem).
• „IICE“ (Information Integrator Content Edition) als einzige Schnittstelle, um alle Arten von Datenherkünften wie File-Server-Daten, Datenbanken, Content-Management-Systeme (z.B. CoreMedia) usw. zu integrieren.
• Zusätzliche Funktionen wie „Process Trigger“-Abläufe (Abläufe, die bestimmte Prozesse auslösen), „Federated Search“ (Suche über heterogene Datenquellen) und „Text Mining“ (Überbegriff für Bearbeitungstechniken von unstrukturierten Daten zu deren verbesserter Auswertung).
• Multiplattform-Unterstützung für alle gängigen Betriebssysteme (z.B. z/OS, AIX, Sun Solaris, Linux, Microsoft Windows).
• TSM mit hierarchischem Memory Management, bei dem die Datensicherung und das System Management eng miteinander integriert sind.