Gutes Personal ist knapp

Jahr für Jahr steigt die Nachfrage nach qualifizierten Fachkräften, und Jahr für Jahr werden es weniger. Die Ansicht, dass Mitarbeiter nicht nur der größte Kostenfaktor, sondern auch der größte immaterielle Vermögenswert eines Unternehmens sind, rückt zunehmend ins Bewusstsein von Vorständen und Geschäftsführern. Als Spezialist für Human Relations müssen Sie sicherstellen, dass das Unternehmen den teuren Faktor Arbeit so effektiv wie möglich einsetzt. Dazu gehören Ressourcenplanung, Organisationsentwicklung und immer wieder auch der interne Ausgleich der Interessen. Keine einfache Aufgabe, denn jedes Unternehmen ist ein sozialer Mikrokosmos mit vielen, ganz unterschiedlichen Interessenlagen: Die Geschäftsführung will das Personal möglichst wertschöpfend einsetzen und drängt auf Flexibilität. Die Führungskräfte wollen wissen, wie es mit ihrer Karriere weitergeht. Der Betriebsrat überwacht kritisch die Einhaltung der Arbeitnehmerrechte und der einzelne Mitarbeiter will wissen, wie er seinen Job mit Familie, Hobby und Gesundheit in Einklang bringen kann.

Mehr Zeit für Kommunikation

Für die wichtigen Koordinierungsaufgaben bleibt oft viel zu wenig Zeit, denn als HR-Manager ersticken Sie schnell in Bergen von Dokumenten und Daten: Verträge, Stammdaten, Sozialversicherungsmeldungen, Ausbildungszertifikate, Kompetenzprofile und Zeugnisse, Bescheinigungen und Korrespondenz mit Dritten, Unterlagen zur Altersvorsorge, Belege der Zeiterfassung, Gehalts- und Reisekostenabrechnungen usw. wollen ständig bearbeitet, archiviert und aktuell gehalten werden. Die Sortierung und Ablage dieser Papiere beansprucht sehr viel Zeit. Viele Unterlagen sind zudem nur als Papierbeleg verfügbar. So kommt es, dass relevante Informationen nicht rechtzeitig und vollständig allen Verantwortlichen, wie z. B. Führungskräften, zur Verfügung stehen.

Personalpool gezielter und effektiver einsetzen

Die elektronische Personalakte verschafft Ihnen jederzeit den sofortigen Überblick aller verfügbaren Ressourcen und Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter und minimiert den Zeitaufwand für administrative Aufgaben auf ein Minimum. Mit einem Tastendruck bereiten Sie sich auf Besprechungen vor, für die jetzt überdies viel mehr Zeit bleibt, Sie haben alles im Blick und können sofort handeln. Auf gesicherter Datenbasis können Sie einzelne Mitarbeiter über individuelle Anreizprogramme gezielt fördern und motivieren. Alle Daten und Dokumente, die zu einem Mitarbeiter gehören, lassen sich mit wenigen Klicks und einfachen Suchhilfen in Sekundenschnelle aufrufen. Papierbelege werden per Scanner und Barcode eingelesen und zugeordnet. Durch Signaturen und ein ausgefeiltes Rechtekonzept ist der Schutz vertraulicher Informationen jederzeit sichergestellt. Alle Daten werden automatisch archiviert. Papierarchive werden entbehrlich und schaffen Platz für zusätzliche Bürofläche. Die elektronische Personalakte wird in eine externe Zentrale ausgelagert und lässt sich von jedem Unternehmensstandort aus aufrufen. Gestützt auf HR-Beratungs-, Betriebs- sowie Technologie-Know-how bietet die INFO AG zusammen mit ihren Partnern yanistra und Hitachi Data Systems ein effizientes ASP-Modell für den deutschen Mittelstand an.

Funktionen im Überblick

• Sämtliche Dokumente digital und sofort im Zugriff
• Einheitliche Ablagestruktur
• Suche nach Personalnummer oder Volltext
• Automatische Wiedervorlage
• Digitale Notizzettel
• Automatische Archivierung mit Fristüberwachung
• Dokumentensicherheit durch Signatur
• Vertraulichkeit durch ausgefeiltes Rechtekonzept
• Kompatibel mit SAP HR