Die Ausgangssituation - ein Einblick

Die Axima GmbH hat den Basisbetrieb des SAP R3 ERP Systems zur INFO AG ausgelagert. Darüber hinaus werden zwei Server für Non-SAP-Anwendungen betrieben. Die Personalabrechnung für ca. 1000 aktive Mitarbeiter, Angestellte und gewerbliche Mitarbeiter sowie ca. 700 Rentner wurde über die Großrechner-Anwendung Paisy gesteuert. Das System war nicht weiter ausbaufähig. Darüber hinaus standen und stehen keine Add-on-Funktionen zur Integration weiterer Prozesse im Personalumfeld, wie z. B. Zeitwirtschaft, Organisationsmanagement oder Personalkostenplanung zur Verfügung. Last but not least: Der steigende Kostendruck im Personalbereich und die Konzentration auf das Kerngeschäft veranlasste die AXIMA, alternative Lösungen zur Steuerung der Entgeltabrechnung (Payroll) zu überdenken.

Unser Projektziel wurde als ,Doppelpack’ definiert

Zum einen wurde die Ablösung der Altanwendung Paisy durch SAP Human Resources (HR) als Mandant auf dem SAP R/3 ASP-System der INFO AG vereinbart. Im Fokus stand zunächst der Einsatz der Komponenten Stammdatenverwaltung und Entgeltabrechnung zum 01.Juli 2005. Zum anderen wurde die Auslagerung der Lohn- und Gehaltssachbearbeitung an die Service Unit der INFO AG im Rahmen eines Business Process Outsourcing (BPO) beschlossen. Damit verbunden waren die Übernahme eines Mitarbeiters sowie die Neueinstellung einer weiteren Mitarbeiterin in Stuttgart. Die Durchführung des Projektes bedingte von Anfang an eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Personalbereich AXIMA, dem SAP-HR-Beraterteam und der Personalabteilung der INFO AG. Hier war nicht ,nur’ das SAP-Customizing ein Thema, auch die Strukturen und Prozessabläufe zur Einbindung der neuen Mitarbeiter in Stuttgart waren zu berücksichtigen. Das Teamwork hat sich hier bestens bewährt: Punktlandung!

Über SAP-HR wurden die Entgeltabrechnungen fehlerfrei durchgeführt, und die 1000 Mitarbeiter der AXIMA haben ihre Lohn- und Gehaltsnachweise pünktlich wie gewohnt per Post erhalten. Das erste gemeinsame Projekt von AXIMA und INFO AG wurde erfolgreich abgeschlossen. Die nächsten Schritte sind der Ausbau des SAP-HR Personalsystems und der Betriebsstart des Bausteins Zeitwirtschaft sowie die Integration der Subsysteme zur Zeitdaten- und Reisekostenerfassung, MILES und TEXAS von T-Systems, in das SAP-HR. Zukünftig wird die INFO AG für das gesamte SAP-Umfeld der AXIMA, das beinhaltet SAP R/3 Enterprise als Kundensystem und SAP-HR als ASP-Lösung, verantwortlich sein.

„Die Umstellung von Paisy auf SAP R/3 HR war aufgrund der außerordentlich engagierten und qualifizierten Betreuung der INFO AG sehr erfolgreich. Dank der Einsatzbereitschaft aller Beteiligten konnten wir bereits drei Monate nach unserem Kick-Off unsere neue Gehalts- und Lohnabrechnung durchführen. Ich freue mich schon auf die weitere Zusammenarbeit.“

Christian Altmann, Leiter Personal bei AXIMA

Über AXIMA

Die AXIMA GmbH ist Teil der SUEZ-Gruppe und ist deutschlandweit einer der führenden Anbieter auf dem Gebiet der Gebäude-, Anlagen- und Prozesstechnik im Pharmabereich sowie im Anlagen und Gebäudemanagement. Das Unternehmen hat seine Zentrale in Köln, die weiteren 15 Niederlassungen sind über ganz Deutschland verteilt. Mit etwa 800 Mitarbeitern erwirtschaftet das Unternehmen einen Umsatz von circa 170 Mio. Euro.