Für die Tageszeitung Hamburger Morgenpost hat die INFO AG die Abwicklung der Anzeigenaufträge vereinfacht. Das neue System beschleunigt den Buchhaltungsprozess. Durch die zeitnahe Rechnungsstellung hat die Hamburger Morgenpost ihre Liquidität erheblich verbessert. Kunden- und Buchhaltungsdaten aus dem bisherigen SAP-System wurden in das neue Verlagssystem DIALOG der Funkinform GmbH migriert. Ein separates Datawarehouse entlastet das Produktivsystem von historischen Daten und erfüllt gleichzeitig die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Ein detailliertes Konzept und zwei Testläufe sichern den Erfolg der Migration.

Zeitung aus, über und für Hamburg

Die Hamburger Morgenpost ist eine populäre Tageszeitung im Boulevardstil. Mit einer Auflage von über 110.000 Stück ist sie die drittgrößte Tageszeitung im Großraum Hamburg, in dem auch 75 Prozent ihrer Leser wohnen. Seit ihrer Gründung 1949 ist die Mopo, wie die Hamburger ihre Zeitung liebevoll nennen, nicht mehr aus der Hamburger Medienlandschaft wegzudenken. Gedruckt auf Papier im Tabloidformat und online als Website und E-Paper bringt sie täglich aktuelle Themen aus der gesamten Metropolregion Hamburg. Die Mopo ist die einzige Zeitung Hamburgs, deren Nachtausgabe ab 21:00 Uhr flächendeckend in allen Gaststätten und Tankstellen der Hansestadt erhältlich ist. Seit 2007 ist die Hamburger Morgenpost Eigentum der BV Deutsche Zeitungsholding, zu deren Produktportfolio auch die Zeitungen „Berliner Zeitung“, „Berliner Kurier“, das Berliner Stadtmagazin „tip“ sowie die Onlinedienste „Berlinonline.de“ und „Netzeitung“ gehören.

Anzeigenverkauf – ein schnelles Geschäft

Die Produktion einer Tageszeitung ist ein Wettlauf gegen die Zeit. Jeden Tag muss eine neue Ausgabe gedruckt werden – bei der Mopo sogar am Sonntag. Wie jede andere Tageszeitung lebt auch die Mopo von ihren Anzeigenkunden. Sie buchen oft mehrere Anzeigen im Paket, die entweder nach Anzahl der Veröffentlichungen (Malstaffel) oder nach Höhenmillimetern pro Spalte (Mengenstaffel) rabattiert werden. Bis zur Umstellung auf das neue System geben alle Anzeigenvertreter der Mopo ihre Anzeigenaufträge in ein zentrales Buchungssystem auf SAP-Basis ein. In der Branchenlösung SAP for Media werden neben Anzeigenaufträgen auch Kundenstammdaten, Vertreterprovisionen und die Abschlussstände von Mehrfachbuchungen verwaltet und ausgewertet. Die Vertreterprovisionen gehen an selbstständige Anzeigenvertreter, die im Auftrag der Mopo Anzeigenkunden akquirieren und betreuen. Die Abschlussstände geben den Stand des Anzeigenbudgets wieder, mit dem Kunden bei rabattierten Mehrfachbuchungen in Vorleistung gehen.

Immer Ärger mit den Rechnungsdaten

Im alten System wurden die Buchungsdaten für jeden Auftrag manuell in das Produktionssystem für den Anzeigensatz überspielt. Denn wenn die Zeitung gesetzt wird, muss der Layouter die Formatdaten jeder Anzeige kennen, um ihr einen Platz im fünfspaltigen Layout der Mopo zuzuordnen.

Das Problem: Oft wissen Kunden bei der Buchung noch nicht so genau, wie die Anzeige später wirklich aussehen wird. So kommt es vor, dass Anzeigen, die als Schwarzweißmotiv gebucht werden, am Ende doch noch eine Zusatzfarbe erhalten. Andere werden einen Tick größer oder kleiner als geplant. Für eine saubere Abrechnung muss der Layouter die aktualisierten Daten aus dem Produktionssystem wieder in das SAP-System der Anzeigenabteilung übertragen. Mit der alten Systemumgebung der Mopo war das gar nicht so einfach – eines der beiden Systeme hatte immer den aktuelleren Stand – leider niemals für alle Kunden gleichzeitig. Beide Systeme mussten immer wieder abgeglichen werden. Der Prozessbruch durch den ständigen Abgleich einzelner Kundendaten machte den Arbeitsablauf langwierig und fehleranfällig. Besonders schlecht für die Liquidität: Nach Erscheinen der Anzeige dauerte es zuweilen länger als eine Woche, bis eine Rechnung erstellt werden konnte. Als dann der bisherige IT-Dienstleister den Hostingvertrag mit der Mopo nicht mehr verlängerte, weil das alte System auch in der technischen Betreuung viel zu aufwendig war, war es Zeit für einen Wechsel.

Mit DIALOG zur einheitlichen Datenbasis

Die IT-Abteilung der Mopo beschloss, das bisherige zweiteilige System komplett über Bord zu werfen und ein neues, einheitliches System anzuschaffen. Das Mopo-Team entscheidet sich für das Verlagssystem DIALOG der Firma Funkinform. DIALOG wurde speziell für die Anforderungen der Verlagsbranche entwickelt. Die Software vereint Anzeigenverwaltung und Produktionssystem in einer einzigen, homogenen Umgebung. Das Verlagssystem DIALOG wird in mehr als 60 Verlagshäusern an rund 5.000 Arbeitsplätzen eingesetzt. Doch wie schafft man es, die Anzeigen- und Kundendaten aus dem alten SAP-System sicher und vollständig in DIALOG zu überführen? Das Schwesterunternehmen „Berliner Zeitung“ hatte sich ohne externe Hilfe an diese Aufgabe herangemacht. Doch der IT-Leiter der Mopo, Thomas Brandt, sucht sich professionelle Unterstützung durch einen externen Dienstleister. Denn die Migration der Daten sollte bereits nach zehn Wochen abgeschlossen sein, und danach sollte das neue System sofort einwandfrei funktionieren.

Gut geplant ist halb gewonnen

Die INFO AG erfüllte alle Anforderungen, die Thomas Brandt an seinen Dienstleister stellte. Das INFO AG-Team konnte bereits einige Erfahrungen mit DIALOG vorweisen, und dass wir uns mit SAP gut auskennen, war auch bis in die IT-Abteilung der Mopo gedrungen. Außerdem konnte die INFO AG aufgrund ihrer langjährigen Erfahrungen nachweisen, dass sie die Risiken von Migrationsprojekten durch einen sauberen Prozess und professionelle Werkzeuge abfedern kann. Vor der eigentlichen Umsetzung analysierten INFO AG-Berater gemeinsam mit dem Mopo-Team den Zustand von Quelldatenbanken und Datenbeständen. Alle Daten wurden auf Qualität und Relevanz überprüft. Für den eigentlichen Migrationsvorgang griff das INFO AG-Team auf ETL-Werkzeuge von IBM zurück. Der Begriff ETL bezeichnet die drei Stufen des Migrationsprozesses:

• Zunächst werden die Daten aus den verschiedenen Datenquellen extrahiert („Extract“).

• Im zweiten Schritt erfolgt die Transformation der Daten auf die Struktur der Zieldatenbank („Transform“).

• Abschließend werden die Daten in die Zieldatenbank geladen („Load“).

Fachkonzept für Migration

Ein detailliertes Migrationskonzept legte fest, dass nur diejenigen Daten in die neue Datenbankstruktur von DIALOG überführt wurden, die auch tatsächlich gebraucht werden. Dadurch wird der Datenbestand bei der Migration von historischen Altdaten und Doubletten entlastet. Auch die unstrukturierten Daten aus den Outlook-Adressbüchern des Anzeigenvertriebs wurden in das Migrationskonzept einbezogen. Für den produktiven Betrieb des neuen Systems werden die historischen Buchhaltungsdaten aus der Vergangenheit nicht mehr gebraucht, doch aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten müssen sie noch mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Daher sieht das INFO AG-Konzept für historische Daten ein separates Datawarehouse vor. Damit ist sichergestellt, dass diese Daten nicht verändert und jederzeit wieder aufgerufen werden können.Nach acht Wochen intensiver Vorarbeit und zwei ausgiebigen Testläufen war alles bereit für den entscheidenden Arbeitsschritt: Der automatisierte ETL-Prozess übertrug alle Gebrauchtdaten reibungslos in das DIALOG-Produktivsystem. Nach zwei weiteren Wochen ging auch das Datawarehouse mit allen historischen Daten ans Netz. Das IT-Team der Mopo atmete auf. Alles war gut gegangen: DIALOG errechnete ganz genau die gleichen Ergebnisse wie das alte System. Die Kollegen in der Anzeigenabteilung konnten sofort mit dem neuen System arbeiten.

Anzeigenaufträge in DIALOG

Mit DIALOG entfällt der manuelle Datenabgleich zwischen Anzeigenverwaltung und Produktionssystem. Die Software greift für alle Aufgaben auf einen einheitlichen Datenbestand zu. Plausibilitätsprüfungen gewährleisten die korrekte Dateneingabe. Fakturierung, Rechnungssplitting und Partnerabrechnung erledigt DIALOG vollautomatisch. DIALOG unterstützt die aktive Betreuung von Inserenten, Anzeigenvertretern, Agenturen, Konzernen, Redakteuren und Honorarempfängern. Informationen zu Adressen, Aufträgen, Rechnungen, Gutschriften und Abschlüssen stehen auf einen Blick zur Verfügung. Darüber hinaus managt DIALOG alle Vertriebsaktivitäten, zum Beispiel Anrufe, Besuche, Korrespondenz, Geburtstage, Jubiläen und Reklamationen. Die Wiedervorlage erinnert per E-Mail an fällige Aktivitäten. Die Hamburger Morgenpost zeigt sich zufrieden mit dem Verlauf des Projektes. Alle Daten stehen wie gewohnt zur Verfügung – doch jetzt geht alles viel schneller und einfacher.